1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de Talos-website en het platform worden verwerkt, is Talos BV, Groeningenlei 74/2, 2550 Kontich, België.
Ondernemingsnummer: KBO/BCE 0XXX.XXX.XXX. BTW: BE0XXX.XXX.XXX.
Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy kan je ons contacteren via privacy@talos.be.
2. Wat we verzamelen en waarom
We verzamelen enkel wat nodig is om de dienst te leveren, op je te reageren en het product te verbeteren.
| Categorie | Voorbeelden | Rechtsgrond (AVG art. 6) |
|---|---|---|
| Contactgegevens | Naam, professioneel e-mailadres, telefoon, bedrijf, functie, inhoud van je bericht | Toestemming (demo-aanvragen); overeenkomst (klanten) |
| Accountgegevens | Login-e-mailadres, gehasht wachtwoord, MFA-instellingen, sessietokens | Overeenkomst |
| Vloot- en machinegegevens | GPS-positie, motoruren, brandstofpeil, foutcodes, gebruiksgraad | Overeenkomst - verwerkt namens de klant (zie verwerkersovereenkomst) |
| Gebruiksgegevens | Bezochte pagina's, gebruikte functies, browsertype, IP-adres | Gerechtvaardigd belang - het beveiligen en verbeteren van de dienst |
| Supportgegevens | E-mails, chatgesprekken, screenshots die je deelt | Overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Facturatiegegevens | Bedrijfsgegevens, factuuradres, btw-nummer, betalingsreferentie | Overeenkomst; wettelijke verplichting (boekhouding) |
Vloot- en machinetelemetrie behoort toe aan de klant. We verwerken deze gegevens als verwerker onder de verwerkersovereenkomst, niet als verwerkingsverantwoordelijke.
3. Hoe lang we ze bewaren
- Demo- en contactformulieren: tot 24 maanden na het laatste contact, tenzij je klant wordt.
- Klantaccount- en vlootgegevens: voor de duur van het contract, daarna verwijderd of teruggegeven binnen 30 dagen na beëindiging (zie verwerkersovereenkomst).
- Facturatie- en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, zoals vereist door de Belgische fiscale wetgeving.
- Website-analyse: maximaal 12 maanden, waar mogelijk geaggregeerd.
- Supportvragen: 24 maanden na afsluiting.
5. Waar gegevens worden opgeslagen
Alle persoons- en vlootgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. We geven persoonsgegevens niet door buiten de EU/EER zonder een passende waarborg (modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit).
6. Hoe we ze beschermen
- Versleuteling tijdens doorgifte (TLS 1.2+) en in rust (AES-256).
- Toegangscontrole: rolgebaseerde toegang, single sign-on en MFA voor medewerkers.
- Least-privilege-principe - productietoegang beperkt tot een aangewezen wachtdienstrooster.
- Versleutelde en geteste back-ups; auditlogging op alle administratieve handelingen.
- Melding van kwetsbaarheden: security@talos.be.
7. Jouw rechten
Onder de AVG heb je het recht om:
- Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over je bewaren.
- Onjuiste gegevens te laten rechtzetten.
- Gegevens te laten wissen ('recht op vergetelheid') waar de rechtsgrond dit toelaat.
- De verwerking te beperken of hiertegen bezwaar te maken.
- Gegevensoverdraagbaarheid - je gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking aantast.
- Een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be) of je lokale toezichthoudende autoriteit.
Om een recht uit te oefenen, mail je naar privacy@talos.be. We antwoorden binnen 30 dagen.
9. Wijzigingen aan deze verklaring
We werken deze verklaring bij wanneer de dienst of de wetgeving wezenlijk verandert. De datum bovenaan deze pagina toont de laatste herziening. Substantiële wijzigingen worden per e-mail aangekondigd aan accountbeheerders.